Faktury idą przez Krajowy System e-Faktur od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. Ta lista kontrolna pokazuje, co zarząd powinien sprawdzić, zanim 31 grudnia 2026 r. skończy się okres bez kar.
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, w którym wystawia się i odbiera faktury między firmami. Obowiązek wszedł etapami. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają podatnicy, których sprzedaż z VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 r., a wszyscy odbierają w nim faktury zakupowe. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania objął pozostałych. Od 1 stycznia 2027 r. dołączą najmniejsi wystawcy — do 10 tys. zł brutto na fakturach miesięcznie. Za 2026 r. nie ma kar za błędy w KSeF. Obecne przepisy przewidują kary od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało (16.09.2026) ich odroczenie do końca 2027 r., ale wymaga to zmiany ustawy, a obowiązek korzystania z KSeF zostaje. To czas na uporządkowanie obiegu, nie powód, żeby go odkładać. Stan na październik 2026 r., źródło: ksef.podatki.gov.pl.
1 lutego 2026 r. — sprzedaż z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r. 1 kwietnia 2026 r. — pozostali. 1 stycznia 2027 r. — tylko wystawcy, u których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. Odbiór faktur w KSeF dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r.
Minimum dwie osoby z uprawnieniami do wystawiania i odbioru faktur. Osobne uprawnienia dla biura rachunkowego. Odbierz dostęp osobom, które już z firmą nie współpracują. Przegląd raz na kwartał.
Kto akceptuje faktury kosztowe do 5 000 zł, kto powyżej, jakie wyjątki wymagają zarządu. Jedna strona A4. Bez tego faktury z KSeF krążą po mailach tak samo, jak kiedyś PDF-y.
Faktury krajowe między firmami są w KSeF. Poza nim zostają wyciągi, umowy, dokumenty kasowe, faktury od zagranicznych dostawców i faktury dla konsumentów. Ustal, kto i do którego dnia miesiąca dostarcza to, czego w KSeF nie ma.
Tryb offline24: fakturę dosyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Awaria ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów: 7 dni roboczych od jej zakończenia. Zapisz, kto decyduje o przejściu na tryb offline i kto informuje klientów.
Do końca 2026 r. nie ma kar za błędy w KSeF, faktury z kas rejestrujących można wystawiać po staremu, a numer KSeF nie jest jeszcze wymagany przy płatnościach. Od 1 stycznia 2027 r. te ułatwienia wygasają, a obecne przepisy przewidują kary za błędy w stosowaniu KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało (16.09.2026) odroczenie kar do końca 2027 r., ale wymaga to zmiany ustawy, a sam obowiązek korzystania z KSeF zostaje. Zmiany w sprzedaży i płatnościach zaplanuj z wyprzedzeniem.
Inratio porządkuje obieg faktur z KSeF: reguły akceptacji, automatyczne kierowanie faktur do właściwej osoby i pełna historia decyzji. Jeśli prowadzimy księgi Twojej spółki, faktury pobieramy z KSeF sami i pilnujemy kompletu dokumentów za miesiąc. Panel zarządczy i dyrektor finansowy są dostępni w osobnym abonamencie Controlling Pro.
Od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż z VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych wystawców (do 10 tys. zł brutto na fakturach miesięcznie). Odbiór faktur w KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 r. Stan na wrzesień 2026 r., źródło: ksef.podatki.gov.pl.
Nie każda. Poza obowiązkiem zostają m.in. faktury dla konsumentów (B2C) oraz przypadki wyłączone rozporządzeniem Ministra Finansów. Sprawdź z księgową, czy któryś wyjątek dotyczy Twojej spółki.
Nie. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że za 2026 r. nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF. Obecne przepisy przewidują kary od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało (16.09.2026) odroczenie kar do końca 2027 r.; wymaga to zmiany ustawy. Obowiązek korzystania z KSeF zostaje.
Ustawa o VAT przewiduje tryby szczególne. W trybie offline24 i przy niedostępności systemu fakturę dosyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy awarii ogłoszonej w BIP Ministerstwa Finansów masz 7 dni roboczych od jej zakończenia. Do czasu dosłania faktura przekazywana klientowi ma dwa kody QR: OFFLINE i CERTYFIKAT.
Prowadzimy pełne księgi spółek za 2 000 / 5 000 / 8 000 zł netto miesięcznie, bez limitu dokumentów. Warunki: faktury przez KSeF i wyciągi bankowe w formie elektronicznej.
Zmiana biura od 1 stycznia 2027? Sprawdź w umowie okres wypowiedzenia: przy 2 miesiącach pismo powinno dotrzeć do obecnego biura do 30 października, przy 1 miesiącu — do 30 listopada. Liczy się dzień doręczenia. Plan z datami
Materiał informacyjny, nie porada prawna.
Konkretne kroki, narzędzia i analizy dotyczące tej sytuacji.