Wdrożenie KSeF krok po kroku

3 opcje: (a) Pełna automatyzacja — podłączamy się do Twoich danych i KSeF działa bez wysiłku z Twojej strony; (b) Półautomatyczna — część kroków robi zespół, część dzieje się automatycznie; (c) Manualna przez panel MF (tylko dla bardzo małych firm, < 50 faktur/mc). Większość firm 5-50 osób wybiera (a) lub (b). Możesz prowadzić księgowość samodzielnie albo zlecić ją Inratio — dopasujemy się.

Prezes loguje się przez ePUAP do panelu MF.gov.pl. Tworzy konto KSeF dla firmy. Nadaje uprawnienia minimum 2 osobom (handlowiec/sprzedaż + księgowa lub controller). Osobne uprawnienia 'wystawianie' i 'odbiór'. Zastępstwa na okresy nieobecności.

Łączymy się z Twoim systemem księgowym tak, by współpracował z KSeF — ogarniemy każdy system. Wszystkie popularne systemy księgowe wspierają to od 2025. Po naszej stronie zostaje konfiguracja i poprawne mapowanie danych (NIP, VAT, kontrahenci) — bez wysiłku z Twojej strony.

Zdefiniowanie kto akceptuje wystawianie i odbiór faktur. Dla wystawiania: handlowiec → controller/księgowa → wysyłka do KSeF. Dla odbioru: KSeF → klasyfikacja → akceptacja merytoryczna → księgowanie. Workflow musi być w systemie zarządczym lub procedurze pisanej.

Każda otrzymana faktura musi być klasyfikowana w momencie odbioru (nie później). Definicja ośrodków: projekt, dział, klient, kategoria kosztowa. Reguły auto-klasyfikacji dla powtarzalnych dostawców. Lista wyjątków wymagających ręcznej decyzji.

Trening osób z uprawnieniami (1-2h) — jak wystawiać/odbierać faktury, jak korygować, audit trail. Trening handlowców (30 min) — co się zmienia z perspektywy klienta. Trening księgowej (1h) — workflow z systemem księgowym. Dokumentacja procedur w firmie.

Jednostronowa procedura: co robić gdy KSeF nie działa < 30 min, < 4h, > 24h. Kto informuje klientów, jak generujemy fakturę offline z numerem rezerwowym, kiedy wystawiamy w KSeF po przywróceniu. Procedura wydrukowana, znana przez wszystkich.

2-4 tygodnie przed obowiązkową datą — wystawiamy faktury jednocześnie w starym systemie i w KSeF, porównujemy. Każda różnica = błąd procesowy do poprawki. Pełne testy odbioru faktur od kluczowych dostawców. Walidacja końcowa.

Od ustalonej daty (zalecane: 4 tygodnie przed obowiązkową) — KSeF jest jedynym systemem fakturującym B2B. Stary system wyłączony lub używany tylko do faktur konsumenckich. Monitoring pierwsze 30 dni, korekty procesów.