Wdrożenie KSeF krok po kroku

3 opcje: (a) Pełna automatyzacja — podłączamy się do Twoich danych i KSeF działa bez wysiłku z Twojej strony; (b) Półautomatyczna — część kroków robi zespół, część dzieje się automatycznie; (c) Manualna przez panel MF (tylko dla bardzo małych firm, < 50 faktur/mc). W praktyce wybiera się zwykle (a) lub (b). Możesz prowadzić księgowość samodzielnie albo zlecić ją Inratio — dopasujemy się.

Spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje osobę, która zarządza uprawnieniami. Ta osoba loguje się do KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub certyfikat KSeF) i nadaje uprawnienia minimum 2 osobom (handlowiec/sprzedaż + księgowa lub controller) — osobno do wystawiania i do dostępu do faktur. Zastępstwa na okresy nieobecności.

Łączymy się z Twoim systemem księgowym tak, by współpracował z KSeF — ogarniemy każdy system. Wszystkie popularne systemy księgowe wspierają to od 2025. Po naszej stronie zostaje konfiguracja i poprawne mapowanie danych (NIP, VAT, kontrahenci) — bez wysiłku z Twojej strony.

Zdefiniowanie kto akceptuje wystawianie i odbiór faktur. Dla wystawiania: handlowiec → controller/księgowa → wysyłka do KSeF. Dla odbioru: KSeF → klasyfikacja → akceptacja merytoryczna → księgowanie. Workflow musi być w systemie zarządczym lub procedurze pisanej.

Każda otrzymana faktura musi być klasyfikowana w momencie odbioru (nie później). Definicja ośrodków: projekt, dział, klient, kategoria kosztowa. Reguły auto-klasyfikacji dla powtarzalnych dostawców. Lista wyjątków wymagających ręcznej decyzji.

Trening osób z uprawnieniami (1-2h) — jak wystawiać/odbierać faktury, jak korygować, audit trail. Trening handlowców (30 min) — co się zmienia z perspektywy klienta. Trening księgowej (1h) — workflow z systemem księgowym. Dokumentacja procedur w firmie.

Jednostronowa procedura: co robić gdy KSeF nie działa < 30 min, < 4h, > 24h. Kto informuje klientów, jak wystawiamy fakturę w trybie offline (z kodami QR) i w jakim terminie dosyłamy ją do KSeF: następny dzień roboczy w trybie offline24, 7 dni roboczych po awarii ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów. Procedura wydrukowana, znana przez wszystkich.

2-4 tygodnie przed datą przełączenia (dla najmniejszych wystawców obowiązek zaczyna się 1 stycznia 2027 r.) testujemy wystawianie i odbiór faktur w środowisku testowym KSeF — bez skutków prawnych. Porównujemy wynik z dotychczasowym systemem. Każda różnica = błąd procesowy do poprawki. Na produkcji każdą sprzedaż dokumentuje jedna faktura. Walidacja końcowa.

Od ustalonej daty — najpóźniej od dnia, w którym obowiązek objął Twoją firmę — KSeF jest jedynym systemem fakturującym B2B. Stary system wyłączony lub używany tylko do faktur konsumenckich. Monitoring pierwsze 30 dni, korekty procesów.