Plan B na każdą firmę

Awarie KSeF — instrukcja postępowania

KSeF padał już kilka razy w 2026. Każda firma musi mieć procedurę na awarie. Ta strona to gotowa instrukcja: scenariusze według czasu trwania awarii i konkretne akcje dla każdego.

4 scenariusze awarii — co robić

Awaria < 30 minut
  • 1CZEKAMY. KSeF często wraca w 5-30 minut. Większość 'awarii' to krótkie przerwy.
  • 2Handlowcy NIE wysyłają faktur alternatywnymi kanałami.
  • 3Zespół przygotowuje faktury w Twoim systemie księgowym — wysyłka po przywróceniu.
  • 4Klienci pytający — odpowiedź: 'faktura zostanie wystawiona w ciągu dnia, KSeF chwilowo niedostępne'.
Awaria 30 minut - 4 godziny
  • 1Sprawdzamy oficjalne kanały MF (https://www.podatki.gov.pl) - czy potwierdzenie awarii.
  • 2Informujemy kluczowych klientów SMS-em / mailem: 'KSeF awaria, fakturowanie opóźnione, planowany powrót w ciągu kilku godzin'.
  • 3Zespół kontynuuje przygotowanie faktur, ale NIE wysyła ich offline (poniżej 4h to zwykle błąd biznesowy).
  • 4Po przywróceniu - wszystkie zaległe faktury wystawiamy w ciągu 2-4 godzin, po kolejności.
  • 5Wpis do dziennika awarii (data, czas trwania, liczba opóźnionych faktur) - dokumentacja na ewentualną kontrolę.
Awaria > 4 godziny
  • 1AKTYWACJA TRYBU AWARYJNEGO. Wystawiamy faktury OFFLINE z numerem rezerwowym (każda numerowana zgodnie z systemową numeracją).
  • 2Faktura offline ma adnotację: 'Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF zgodnie z art. X ustawy o VAT. Zostanie wystawiona w KSeF w ciągu 24h po przywróceniu systemu.'
  • 3Wysyłka PDF mailem do klienta. Klient pobiera, używa do księgowania (księgowo równoważne KSeF).
  • 4Po przywróceniu KSeF: wszystkie faktury z trybu awaryjnego wystawiamy w KSeF z TYM SAMYM numerem dokumentu. KSeF nadaje swój wewnętrzny ID.
  • 5Komunikat na stronie firmy / mediach społecznościowych: 'Działamy w trybie awaryjnym KSeF, fakturujemy normalnie, prosimy o zrozumienie'.
Awaria > 24 godziny
  • 1Aktywacja PLANU B z księgową / biurem rachunkowym - dodatkowa osoba do obsługi natłoku zapytań klientów.
  • 2Codzienna komunikacja status update do top 20 klientów (proaktywnie, nie czekamy aż zapytają).
  • 3Wszystkie faktury w trybie awaryjnym - przygotowanie batch do wystawienia w KSeF po przywróceniu.
  • 4Jeśli awaria > 48h - poinformowanie organizacji branżowej / izby gospodarczej (zbiorcza presja na MF o szybkie rozwiązanie).
  • 5Po przywróceniu - tryb 'recovery': dedykowana osoba na 1-2 dni do batch-wystawiania zaległych faktur w KSeF.

Procedura faktury offline — krok po kroku

1

Numeracja

Faktura offline ma własny numer (np. F2026/O/00123 - 'O' = offline). Numeracja ciągła, niezależna od KSeF. W systemie księgowym oznaczamy 'tryb awaryjny'.

2

Treść

Pełne dane faktury (dostawca, odbiorca, NIP, pozycje, kwoty, VAT). Adnotacja: 'Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF dnia [DATA], godzina [CZAS]. Zostanie wystawiona w KSeF w ciągu 24h po przywróceniu systemu.'

3

Wysyłka

PDF mailem do klienta z numerem faktury offline. Klient pobiera, używa do księgowania zgodnie z prawem VAT.

4

Rejestracja

Wpisana do dziennika trybu awaryjnego: data, godzina, numer, kontrahent, kwota, status (oczekuje na wystawienie w KSeF).

5

Wystawienie w KSeF

Po przywróceniu KSeF (do 24h) - wystawiamy fakturę w KSeF z tym SAMYM numerem dokumentu. KSeF nadaje swój wewnętrzny ID. Klient widzi w swoim KSeF tę samą fakturę co dostał offline.

Ustawowa podstawa: Art. 106nc ustawy o VAT przewiduje tryb awaryjny KSeF. Faktura offline jest pełnoprawnym dokumentem podatkowym pod warunkiem wystawienia w KSeF w ciągu 24 godzin po przywróceniu systemu.

Czy Twoja firma ma procedurę awarii KSeF?

Inratio to panel zarządczy i zespół ekspertów finansowych, który stale doradza prezesowi. Monitorujemy KSeF, ostrzegamy przy awariach i prowadzimy obieg dokumentów w trybie awaryjnym — bez wysiłku z Twojej strony. Nie musisz pamiętać o niczym, prowadzimy Cię krok po kroku.

Zobacz jak Inratio pomagaMini-audyt firmy