KSeF bywa niedostępny — planowo i awaryjnie. Każda firma powinna mieć procedurę na taki dzień. Ta strona to gotowa instrukcja: scenariusze według czasu trwania awarii i konkretne akcje dla każdego.
Faktura offline dostaje kolejny numer z Twojej numeracji faktur (osobna seria, np. F2026/O/00123, jest dopuszczalna, ale niekonieczna). Numer KSeF system nadaje dopiero po dosłaniu. W systemie księgowym oznaczamy 'tryb offline'.
Pełne dane faktury w strukturze FA(3) (sprzedawca, nabywca, NIP, pozycje, kwoty, VAT). Na fakturze przekazywanej klientowi przed dosłaniem do KSeF — dwa kody QR: OFFLINE i CERTYFIKAT.
Faktura z kodami QR trafia do klienta w uzgodniony sposób, np. e-mailem. Po dosłaniu do KSeF klient zobaczy ją także w systemie.
Wpisana do dziennika trybu awaryjnego: data, godzina, numer, kontrahent, kwota, status (oczekuje na wystawienie w KSeF).
Fakturę dosyłamy do KSeF z tym SAMYM numerem dokumentu. Tryb offline24: najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia faktury. Niedostępność KSeF: następnego dnia roboczego po jej zakończeniu. Tryb awaryjny: w ciągu 7 dni roboczych od końca awarii ogłoszonej w BIP Ministerstwa Finansów. KSeF nadaje numer KSeF. Klient widzi w swoim KSeF tę samą fakturę, którą dostał offline. Przy awarii całkowitej faktur nie dosyła się do KSeF.
Ustawowa podstawa: ustawa o VAT przewiduje tryby szczególne: offline24 (art. 106nda), niedostępność KSeF (art. 106nh) i tryb awaryjny (art. 106nf). Terminy dosłania faktur do KSeF: następny dzień roboczy po dniu wystawienia faktury (offline24), następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności albo 7 dni roboczych od końca awarii (tryb awaryjny). Stan na wrzesień 2026 r., źródło: ksef.podatki.gov.pl — tryby szczególne wystawiania faktur.
Inratio to panel zarządczy i zespół ekspertów finansowych, który stale doradza prezesowi. Monitorujemy KSeF, ostrzegamy przy awariach i prowadzimy obieg dokumentów w trybie awaryjnym — bez wysiłku z Twojej strony. Nie musisz pamiętać o niczym, prowadzimy Cię krok po kroku.