Termin minął tydzień temu. Mail bez odpowiedzi. Telefon - wymówka. Cash flow się sypie. Ten przewodnik to konkretne 5 kroków i monitoring, żeby się nie powtórzyło.
Klient zalegający z fakturą to klasyczny zabójca cash flow w firmie. Średnia firma 30-osobowa ma 5-10 takich klientów w portfelu jednocześnie. Bez systemowego podejścia każda windykacja zajmuje 3-5 godzin, kończy się różnie, a najgorsze - następna katastrofa nadciąga niewidoczna. Ten przewodnik to 5 kroków + monitoring DSO, żeby kontrolować przepływy zanim staną się kryzysem.
Wyciągnij z księgowości wszystkie faktury z terminem płatności minionym o > 1 dzień. Posortuj malejąco po kwocie. Zobaczysz ile pieniędzy realnie czeka u klientów.
Top 5 największych zaległości (kwotowo) to 80% problemu. Telefon do każdego klienta osobiście (nie mail, nie SMS). Pytania: kiedy zapłaci, dlaczego opóźnienie, czy potrzebuje rozłożenia na raty.
Reszta zaległości (mniejsze kwoty) - jeden szablonowy mail z konkretem: jesteśmy w opóźnieniu o X dni, proponuję płatność do dnia Y, alternatywa Z. Bez tego mail = ignorowany.
Jeśli klient nie reaguje po 2 telefonach + 1 mailu - decyzja: faktoring, prawnik, czy spisanie na straty. Każde 30 dni dalej = mniejsza szansa odzysku.
Każdy klient ma swój średni czas płatności. Próg alarmowy: + 5 dni vs średnia tego klienta. Pierwszy sygnał kondycji finansowej - wykrywasz problem zanim klient oficjalnie zalegnie.
Inratio czyta dane z księgowości i obiegu dokumentów, automatycznie buduje listę należności przeterminowanych z DSO per klient i alertami na opóźnienia. W cotygodniowym raporcie (środa 6:00) widzisz top 5 największych zaległości + sygnały wyprzedzające. Nie musisz nikomu mówić o problemie - sam go widzisz tydzień przed eskalacją.
Tak, prawnie masz pełne prawo. Praktycznie - rozważ rozmowę najpierw. Klient w przejściowych kłopotach finansowych może się odbić; klient z chronicznym problemem - lepiej zerwać i znaleźć innych.
Gdy klient płaci tylko z opóźnieniem (nie odmawia), a Twój cash flow nie wytrzyma czekania. Koszt: 1-3% kwoty faktury. Alternatywa do kredytu obrotowego, szybsza i bez zabezpieczeń.
1) Sprawdzenie wiarygodności klienta przed dużą umową (BIG InfoMonitor, KRD). 2) Częściowa zaliczka przy umowach > 50 tys. zł. 3) Monitoring DSO per klient z alertem na +5 dni vs średnia.
Konkretne kroki, narzędzia i analizy dotyczące tej sytuacji.