Dlaczego 13 tygodni?
13 tygodni = 1 kwartał. To czas, w którym widzisz cykl płatności klientów (DSO), cykl dostawców (DPO), sezonowość, regularne zobowiązania kwartalne (podatki, ubezpieczenia). Krótsze prognozy (4 tygodnie) pomijają cykl kwartalny. Dłuższe (26-52 tygodnie) tracą wiarygodność — prognoza tygodniowa na 20 tygodni do przodu jest zgadywaniem.
Stąd standard branżowy: 13 tygodni rolling. "Rolling" znaczy że co tydzień przesuwasz okno o 1 tydzień — zawsze masz pełen kwartał do przodu, niezależnie od kalendarza.
Struktura prognozy — wiersze
Standardowa struktura ma ~20-30 wierszy w 5 grupach:
- ›Wpływy: sprzedaż gotówkowa, ściągnięcie należności, zaliczki, dofinansowania.
- ›Wypływy operacyjne: wynagrodzenia, dostawcy, czynsz, media, telekomunikacja, ubezpieczenia.
- ›Wypływy podatkowe: VAT, CIT, ZUS, podatek od nieruchomości.
- ›Wypływy finansowe: raty kredytów, leasing, odsetki.
- ›Wypływy inwestycyjne (CAPEX): planowane zakupy maszyn, remontów.
Skąd brać dane — 5 źródeł
1. Należności: lista otwartych faktur z księgowości z planowaną datą płatności (data wystawienia + DSO klienta).
2. Zobowiązania: lista faktur otrzymanych z planowaną datą płatności.
3. Pipeline sprzedażowy: deale na które masz wysokie prawdopodobieństwo zamknięcia w danym tygodniu (waga 30-70%).
4. Stałe wypływy: wynagrodzenia (fixed), czynsz, abonamenty, leasing — to są pewniaki.
5. Sezonowe i jednorazowe: świąteczne premie, podatki kwartalne, rocznice — z kalendarza.
3 scenariusze: best / base / worst
Prognoza pesymistyczna zakłada że klienci płacą 15 dni później, nowa sprzedaż wpada o 20% niżej. To "co jeśli idzie źle". Prognoza optymistyczna: klienci na czas, pipeline domknięty. Realistyczna — pomiędzy.
Wartość 3 scenariuszy: nie chodzi o przewidywanie. Chodzi o wiedzę, ile masz buforu w przypadku worst case. Jeśli worst case schodzi do zera w 6 tygodniu — czas na rozmowę z bankiem. Jeśli ma 200 tys. buforu — spokojnie.
Pułapki — 4 rzeczy, które prognoza musi zawierać
Pułapka 1: ignorowanie VAT. Sprzedajesz za 100 tys., dostajesz 123 tys. (z VAT). VAT trzeba odprowadzić 25 dnia kolejnego miesiąca. W prognozie cash flow musi być osobny wiersz "VAT do zapłaty" — to jest realny wypływ.
Pułapka 2: brak buforu na CAPEX. "Tylko" wymiana laptopów dla zespołu = 30-50 tys. Niezaplanowana awaria maszyny = drożej. Trzymaj rezerwę w prognozie.
Pułapka 3: optymistyczne DSO. Klient mówi "zapłacę w 14 dni", realnie płaci w 35. Używaj historycznego DSO z księgowości, nie obietnic.
Pułapka 4: brak aktualizacji. Prognoza zbudowana raz to fikcja. Aktualizuj co tydzień: zamknięte deale, otrzymane wpłaty, opóźnienia klientów.
Excel czy automatyzacja
Excel: dobry start, ~3-5 godzin co tydzień na aktualizację. Templejt: kolumny tygodnie (13 horyzont), wiersze pozycje. Conditional formatting na czerwono dla tygodni z ujemnym saldem. Realne dla firmy z prostą strukturą (1 bank, 1-2 walut, do 50 klientów).
Automatyzacja: Inratio buduje 4-tygodniowy szczegółowy + 13-tygodniowy ogólny rolling forecast automatycznie z danych z księgowości, banku i obiegu dokumentów. Aktualizacja codzienna. Próg: gdy masz > 100 klientów, kilka rachunków bankowych, sprzedaż w obcej walucie — Excel staje się błędogenny, automatyzacja zwraca się szybko.