Kto w spółce może nadać uprawnienia w KSeF
Uprawnienia nadaje osoba, która zarządza uprawnieniami w kontekście spółki. Spółka, która nie może uwierzytelnić się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP, wskazuje taką osobę w zawiadomieniu ZAW-FA składanym w urzędzie skarbowym (papierowo, przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia; nie przez ePUAP). Spółka z taką pieczęcią loguje się nią do KSeF i ZAW-FA nie składa. W zawiadomieniu wskazuje się pierwszą osobę fizyczną, kolejne dodaje się już w KSeF, a samo zawiadomienie podpisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki w liczbie wymaganej.
Uprawnienia z ZAW-FA zaczynają działać dopiero po wprowadzeniu danych z zawiadomienia do systemu przez pracownika urzędu skarbowego, więc nie planuj startu biura na dzień złożenia zawiadomienia. Wskazana osoba loguje się do KSeF, na przykład Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, i dopiero stamtąd nadaje dalsze uprawnienia. Pierwszy krok jest więc organizacyjny: ustal, kto w spółce pełni tę rolę, i sprawdź, czy ta osoba rzeczywiście ma dostęp.
Zarząd powinien wiedzieć, kto może nadawać i odbierać uprawnienia. To ta sama osoba albo osoby, które w razie zmiany biura odetną dostęp staremu biuru. Według Podręcznika KSeF w ZAW-FA można wskazać dowolną osobę fizyczną, niekoniecznie reprezentującą spółkę, ale powinien to być ktoś po stronie spółki, a nie pracownik biura. Jeśli jest nim pracownik dotychczasowego biura, zmień to przed końcem umowy. Zmiana osoby wskazanej w ZAW-FA nie odbiera uprawnień, które nadała poprzednia osoba, więc po zmianie przejrzyj całą listę.
Jaki zakres uprawnień dać biuru
Zasada jest prosta: tyle, ile potrzeba do wykonania umowy, i nic ponad to. To dwa odrębne uprawnienia, w Aplikacji Podatnika nazwane „przeglądanie faktur” i „wystawianie faktur” (w Podręczniku KSeF: dostęp do faktur i wystawianie faktur). Przeglądanie pozwala biuru pobierać wszystkie faktury spółki, zakupowe i sprzedażowe, do ksiąg. Wystawianie jest potrzebne tylko wtedy, gdy biuro ma wystawiać faktury w imieniu spółki. Spółka może wystawiać je samodzielnie, a biuru zostawić samo przeglądanie. Biuru jako podmiotowi można więc nadać samo przeglądanie faktur, a wystawianie dołożyć tylko wtedy, gdy biuro ma faktury wystawiać.
Osoba wskazana w ZAW-FA ma szeroki zakres (m.in. zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur i dostęp do faktur) i może nadawać uprawnienia osobom oraz podmiotom, na przykład biuru. To zakres osoby po stronie spółki, a nie biura.
Zwykle prościej jest nadać uprawnienie biuru jako podmiotowi, wskazując jego NIP i pełną nazwę, bo nie trzeba nadawać go osobno każdemu pracownikowi. Biuro może przekazać je swoim pracownikom, jeśli zaznaczysz prawo do dalszego przekazywania. Pracownik biura może wtedy dostać tylko uprawnienia z zakresu, który biuro otrzymało od spółki, i nie przekazuje ich dalej. Dostępem pracowników biura zarządza samo biuro. Zapisz w umowie, czy takiej zgody udzielasz, oraz że dostęp służy wyłącznie do czynności objętych umową.
Nadanie dostępu krok po kroku
Siedem kroków, które zarząd może wykonać i potwierdzić przy starcie współpracy albo przy zmianie biura.
- ›Krok 1. Ustal osobę zarządzającą uprawnieniami spółki i sprawdź, że może zalogować się do KSeF. Jeśli spółka nie loguje się kwalifikowaną pieczęcią z numerem NIP, złóż zawiadomienie ZAW-FA z zapasem czasu.
- ›Krok 2. Uzgodnij z biurem zakres: przeglądanie faktur, ewentualnie wystawianie, oraz zgodę na przekazywanie dostępu pracownikom biura.
- ›Krok 3. Poproś biuro o NIP i pełną nazwę, pod którymi ma być nadane uprawnienie.
- ›Krok 4. Zaloguj się do KSeF jako osoba zarządzająca uprawnieniami i nadaj uprawnienia wskazanemu podmiotowi w uzgodnionym zakresie.
- ›Krok 5. Sprawdź w aplikacji listę nadanych uprawnień. Powinna odpowiadać temu, co ustalono z biurem.
- ›Krok 6. Poproś biuro o pobranie jednej faktury na próbę: to sprawdza przeglądanie faktur. Uprawnienie do wystawiania potwierdź na liście uprawnień, bez wystawiania w tym celu faktury. Dopiero wtedy uznaj dostęp za uruchomiony.
- ›Krok 7. Zapisz datę nadania, zakres i osobę, która go nadała. Zapis przyda się przy przeglądzie i przy odebraniu dostępu.
UPL-1 a uprawnienia w KSeF: nie myl jednego z drugim
Pełnomocnictwo UPL-1 służy do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie, w tym pliku JPK_VAT z deklaracją (JPK_V7). Od 16 czerwca 2026 r. pełnomocnictwo to obejmuje także podpisywanie ksiąg przesyłanych w pliku JPK_KR_PD (art. 9 ust. 1h ustawy o CIT, Dz.U. 2026 poz. 779). Udziela się go osobie fizycznej, na przykład pracownikowi biura, a nie biuru jako podmiotowi. Uprawnienia w KSeF nadaje się w samym systemie, osobną czynnością. Dlatego przy zmianie biura sprawdź oba obszary osobno. Gdyby jeden z nich został pominięty, osoba z biura mogłaby mieć pełnomocnictwo, ale nie widzieć faktur, albo widzieć faktury, ale nie móc podpisać deklaracji. Aktualne zasady sprawdź na ksef.podatki.gov.pl i podatki.gov.pl.
Przegląd i odebranie dostępu
Uprawnienia przeglądaj regularnie, na przykład raz na kwartał. Sprawdź, komu nadano uprawnienia, w jakim zakresie i czy nadal tego potrzebuje. Odbierz uprawnienia osobom ze spółki, które odeszły lub zmieniły stanowisko. Według podręcznika Aplikacji Podatnika tabela „Obowiązujące uprawnienia” w kontekście spółki pomija osoby uprawnione w sposób pośredni, więc pracowników biura, którym biuro przekazało dostęp, spółka tam nie zobaczy. Dlatego ustal w umowie, że biuro prowadzi aktualną listę swoich osób z dostępem do faktur spółki, przekazuje ją na żądanie i odbiera dostęp osobom, które odeszły. Utrzymuj w spółce co najmniej dwie osoby z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami (w ZAW-FA zgłasza się tylko pierwszą osobę, kolejne dodaje się już w KSeF), żeby urlop jednej z nich nie zatrzymał pracy.
Przy zmianie biura odbierz uprawnienia staremu biuru dopiero wtedy, gdy wykona ostatnie czynności, do których potrzebuje faktur: pobierze je do ostatniej deklaracji VAT oraz, jeśli to biuro zamyka rok, do zamknięcia ksiąg za ten rok. Wpisz w porozumieniu konkretną datę odebrania uprawnień. Pełnomocnictwo UPL-1 odwołuje się osobno, dopiero po ostatniej deklaracji lub pliku, który biuro ma złożyć. Nowemu biuru nadaj uprawnienia najpóźniej w dniu przejęcia ksiąg, żeby mogło pobrać faktury od pierwszego dnia.
Po odebraniu uprawnienia biuru jego pracownicy tracą możliwość pracy w kontekście spółki, bo przerwany zostaje łańcuch uprawnień. Według Podręcznika KSeF 2.0 (cz. I, rozdz. 3.3.1) uprawnienia, które biuro nadało pracownikom, nie są odbierane: pozostają nadane, lecz nieaktywne. Z opisu łańcucha uprawnień wynika, że wróciłyby do działania, gdyby spółka ponownie nadała biuru uprawnienie z prawem dalszego przekazywania. Skoro lista uprawnień spółki ich nie obejmuje, przed zakończeniem współpracy poproś biuro o wycofanie nadanych przez nie uprawnień i o pisemne potwierdzenie tego. Ustal to na piśmie z obydwoma biurami.
Jeśli prowadzisz kilka spółek, uprawnienia nadaje się w kontekście każdej z nich, bo każda ma własny NIP i własne faktury. Jedna lista przeglądu dla całej grupy, z datą nadania i zakresem przy każdej spółce, ułatwia kontrolę i skraca przygotowanie do zmiany biura.
Pięć błędów, których warto uniknąć przy nadawaniu dostępu
- ›Przekazanie biuru własnych środków uwierzytelnienia (na przykład dostępu przez Profil Zaufany) zamiast nadania uprawnienia w KSeF. Uprawnienie nadane w systemie ma określony zakres i można je odebrać.
- ›Uprawnienia tylko u jednej osoby w spółce. Jej urlop albo odejście może zatrzymać wystawianie faktur i dostęp do faktur w systemie.
- ›Zakres szerszy niż potrzeba, na przykład wystawianie faktur dla biura, które ma je tylko księgować.
- ›Brak przeglądu po zmianach: osoba odeszła ze spółki, a dostęp został; w umowie z biurem brak zapisu o odbieraniu dostępu jego pracownikom.
- ›Uznanie dostępu za uruchomiony bez próby. Dopiero pobranie jednej faktury pokazuje, że działa uprawnienie do przeglądania.
Co zostaje po stronie spółki
Faktury są w KSeF, a nie w programie biura, więc przy zmianie biura nie przenosi się faktur z KSeF, tylko nadaje uprawnienia. Dokumenty spoza KSeF i księgi przekazuje się osobno. Spółka zachowuje własny dostęp i może sprawdzić, jakim osobom i podmiotom nadała uprawnienia. Biuro, któremu nadano uprawnienie, powinno być widoczne na liście uprawnień jako podmiot. Kto z jego zespołu korzysta z przekazanego dostępu, ustalaj z biurem i zapisz to w umowie. Zadbaj także o procedurę na wypadek niedostępności systemu. Tryby szczególne wystawiania faktur opisuje ksef.podatki.gov.pl, a nasza instrukcja awarii zbiera je w jednym miejscu. Szerszy opis systemu znajdziesz w przewodniku po KSeF.
Jak pracujemy z uprawnieniami w Inratio
Faktury spółki pobieramy z KSeF na podstawie uprawnień, które spółka nadaje w KSeF w zakresie ustalonym w umowie. Standardowo nadajesz uprawnienia w KSeF oraz udzielasz pełnomocnictwa UPL-1 wskazanej osobie z zespołu Inratio. Nie prosimy o Twoje dane logowania, token ani certyfikat. Prowadzimy pełne księgi handlowe sp. z o.o., sp.k. i S.A. zdalnie, za stałą kwotę: mikro 2 000 zł, mała 5 000 zł, średnia i duża 8 000 zł netto + VAT miesięcznie, bez limitu dokumentów. Warunki są dwa: faktury przez KSeF i wyciągi bankowe w formie elektronicznej. Pojedyncze dokumenty spoza KSeF, takie jak paragony czy delegacje, są w kwocie, a większą liczbę dokumentów papierowych ustalamy osobno. Controlling Pro, czyli panel zarządczy, dyrektor finansowy i zespół ekspertów, to osobny abonament płatny dodatkowo.