Dlaczego warto wrócić do umowy właśnie teraz
Umowy zawarte przed 2026 r. mogą opisywać dostarczanie dokumentów w papierze lub w plikach: spółka przekazuje skany albo pliki PDF, biuro je księguje, a wynagrodzenie zależy od liczby dokumentów. KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych (wyjątki opisuje ksef.podatki.gov.pl), więc pytanie nie brzmi już „kto dostarcza dokument”, ale „kto pobiera fakturę, na jakich uprawnieniach i do którego dnia”. Jeśli umowa tego nie rozstrzyga, ustalenia zostają w korespondencji albo w zwyczaju, a przy sporze trudno je odtworzyć.
Drugi powód to kalendarz. Jesienią zapadają decyzje o przedłużeniu lub zmianie biura od stycznia. Przy wypowiedzeniu liczy się dzień doręczenia pisma, a forma bywa zastrzeżona w umowie. Znajomość własnych zapisów pozwala zdecydować spokojnie, a nie w ostatnim tygodniu terminu.
Dziesięć zapisów do sprawdzenia
Zapisy podajemy w kolejności, w jakiej zwykle przydają się w praktyce. Przy każdym wskazujemy, co powinno znaleźć się w tekście umowy.
- ›Zakres usług. Lista, a nie hasło „pełna obsługa księgowa”: księgi, ewidencje VAT i JPK_V7, zaliczki i roczne rozliczenie CIT, zamknięcie roku, sprawozdanie finansowe, korekty, JPK_KR_PD (jeśli obowiązek obejmuje spółkę), obsługa KSeF, odpowiedzi na pytania.
- ›Wynagrodzenie i definicja dokumentu. Model rozliczenia, ewentualny limit, kwota za dokument ponad limit oraz to, co jest dokumentem (czy wyciąg bankowy to jeden dokument, czy wiele). Ewentualne zasady zmiany ceny w trakcie umowy: czy są dopuszczone, w jakim trybie i z jakim terminem zawiadomienia.
- ›Obowiązki spółki. Terminy dostarczania dokumentów spoza KSeF i wyciągów, nadania uprawnień oraz wskazanie osoby, która odpowiada na pytania biura. Skutki opóźnień powinny być opisane, a nie domyślne.
- ›Obowiązki biura. Dzień zamknięcia miesiąca, terminy składania deklaracji i JPK w odniesieniu do terminów ustawowych (JPK_V7 do 25. dnia miesiąca), czas odpowiedzi na pytania i zastępstwo osoby prowadzącej.
- ›KSeF. Kto pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe, jakie uprawnienia nadajesz biuru (przeglądanie, ewentualnie wystawianie), kto monitoruje niedostępność systemu i kto wystawia korekty. Hasła i dostępy osobiste nie są przekazywane.
- ›Odpowiedzialność i OC. Zakres obowiązków, które biuro przejmuje, stwierdzony na piśmie, oraz potwierdzenie obowiązkowego ubezpieczenia OC biura. Nadzór nad rachunkowością pozostaje po stronie zarządu.
- ›Pełnomocnictwa. Zakres i czas trwania pełnomocnictw do urzędu skarbowego (UPL-1) i do ZUS oraz zasada, że biuro nie otrzymuje haseł do bankowości spółki. Sposób odwołania po zakończeniu współpracy.
- ›Dane i poufność. Zakres przetwarzanych danych, miejsce ich przechowywania i zasady dostępu pracowników biura. Czy i jaka umowa o powierzeniu przetwarzania danych jest potrzebna, ustal z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
- ›Wypowiedzenie i przekazanie ksiąg. Okres i forma wypowiedzenia, sposób doręczenia, forma elektroniczna wydania ksiąg, protokół przekazania, ewentualne opłaty oraz to, kto składa ostatnie deklaracje, zamyka rok i przygotowuje JPK_KR_PD za rok, w którym umowa się kończy. Kolejność działań opisujemy w artykule o przejęciu ksiąg.
- ›Archiwum. Gdzie przechowywane są dokumenty i księgi, jak długo (ustawa o rachunkowości wskazuje co najmniej 5 lat dla ksiąg) oraz jak zawiadamiany jest urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg (formularz NIP-8, 7 dni od zmiany).
Jak może brzmieć konkretny zapis: dwa szkice
Poniższe sformułowania ilustrują poziom szczegółowości. To szkice, a nie gotowe wzory prawne, więc każdy zapis skonsultuj z prawnikiem i dostosuj do swojej umowy.
- ›KSeF: „Zleceniodawca nadaje Zleceniobiorcy w KSeF uprawnienie do przeglądania faktur i nie przekazuje haseł ani dostępów osobistych. Zleceniobiorca pobiera faktury do ksiąg w terminach pozwalających na zamknięcie miesiąca do dnia [dzień] następnego miesiąca.”
- ›Zamknięcie miesiąca: „Zleceniobiorca przekazuje Zleceniodawcy informację o zamknięciu ksiąg za dany miesiąc do dnia [dzień] następnego miesiąca, pod warunkiem dostarczenia dokumentów spoza KSeF do dnia [dzień].”
Aneks czy nowa umowa
Aneks zwykle wystarcza, gdy zmienia się jeden element: sposób pracy z KSeF, dzień zamknięcia miesiąca, zakres rozszerzony o JPK_KR_PD albo wysokość wynagrodzenia. Nową umowę warto spisać, gdy zmienia się model rozliczenia, gdy dochodzą kolejne spółki albo gdy stare zapisy są niespójne z dzisiejszym sposobem pracy z dokumentami. Zmiany proponuj na piśmie, sprawdź formę wymaganą w umowie dla aneksów i zachowaj potwierdzenie doręczenia. Zadbaj też o to, żeby aneks zmieniał tylko wskazane zapisy, a reszta umowy pozostawała w mocy, oraz żeby miał datę wejścia w życie. Przy zmianach wynikających z przepisów dobrze, gdy aneks wskazuje, od kiedy biuro stosuje nowy tryb pracy.
Trzy zasady przy negocjacji zapisów
Po pierwsze, wszystko, co ma należeć do zakresu, wpisz do umowy. Zapewnienia z oferty nie zastąpią zapisu. Po drugie, uzgodnij definicje: dokument, korekta, zamknięcie miesiąca i „konsultacja” powinny mieć jedno znaczenie dla obu stron. Po trzecie, zamiast określeń „niezwłocznie” i „na bieżąco” wpisz daty. Konkretny dzień łatwo sprawdzić, a określenie ogólne każda ze stron rozumie inaczej.
Jak wygląda zakres umowy w Inratio
Inratio to biuro rachunkowe dla spółek. Zakres obowiązków, które przejmujemy, zapisujemy w umowie, bo przyjęcie odpowiedzialności przez biuro powinno być stwierdzone na piśmie. Stała kwota obejmuje pełne księgi handlowe, deklaracje i JPK (w tym JPK_KR_PD), CIT, zamknięcia miesiąca, sprawozdanie finansowe i zamknięcie roku, korekty, pytania do księgowej oraz obsługę KSeF.
Kwota zależy od kategorii jednostki: mikro 2 000 zł, mała 5 000 zł, średnia i duża 8 000 zł netto miesięcznie, bez limitu dokumentów. Warunki są dwa: faktury przez KSeF i płatności przez panel Inratio. Pojedyncze dokumenty spoza KSeF, takie jak paragony czy delegacje, są w kwocie, a większą liczbę dokumentów papierowych ustalamy osobno. Controlling Pro, czyli panel zarządczy, dyrektor finansowy i zespół ekspertów, to osobny abonament płatny dodatkowo. Kwotę zapisujemy w umowie. Warunki umowy omawiamy w 15-minutowej rozmowie, a pytania możesz przesłać wcześniej na info@inratio.pl.