Zacznij od opisu spółki, nie od cennika
Zanim zapytasz o ofertę, spisz na jednej stronie, czego potrzebujesz. Cztery informacje wystarczą: forma i wielkość jednostki (sp. z o.o., sp.k. albo S.A.; mikro, mała, średnia lub duża według ustawy o rachunkowości), realna liczba dokumentów miesięcznie policzona z ostatnich trzech miesięcy, rodzaje dokumentów (faktury krajowe z KSeF, wyciągi z kilku rachunków, faktury zagraniczne, kasa) oraz dzień, do którego potrzebujesz zamkniętego miesiąca. Tę samą stronę wysyłasz każdemu biuru. Dzięki temu wszystkie oferty dotyczą tej samej spółki i można je zestawić.
Pełne księgi handlowe to inna praca niż książka przychodów czy rozliczenia ryczałtowe. Biuro, które na co dzień obsługuje głównie jednoosobowe działalności, może być bardzo dobre, ale to inny zakres doświadczenia. Zapytaj wprost, ile spółek na pełnych księgach prowadzi osoba, która będzie prowadzić Twoje.
Dziewięć kryteriów porównania biur rachunkowych
Przy każdym kryterium zadaj pytanie na piśmie, a odpowiedzi zapisz obok siebie dla wszystkich biur.
- ›Doświadczenie ze spółkami. Kto konkretnie będzie prowadzić księgi i ile spółek na pełnych księgach prowadzi? Dobra odpowiedź wskazuje osobę lub zespół i zakres, a nie ogólne zapewnienie o doświadczeniu.
- ›Model rozliczenia. Od dokumentu, abonament z limitem czy stała kwota? Poproś o koszt roczny dla Twojej liczby dokumentów, łącznie z korektami, zamknięciem roku i sprawozdaniem. Porównuj sumy roczne, a nie pierwszy wiersz cennika.
- ›Zakres. Co obejmuje kwota: księgi, VAT i JPK, CIT, zamknięcie roku, sprawozdanie finansowe, korekty, obsługa KSeF, odpowiedzi na pytania. Pozycje poza kwotą muszą mieć wycenę wpisaną wprost.
- ›Ciągłość. Kto zastępuje księgową na urlopie i w chorobie i czy zostało to zapisane. Terminy podatkowe nie czekają na powrót jednej osoby.
- ›Zamknięcie miesiąca. Do którego dnia dostajesz zamknięty miesiąc i rozliczone podatki, w jakiej formie i kto je odbiera po stronie spółki. Dzień warto wpisać do umowy.
- ›KSeF i komplet dokumentów. Kto pobiera faktury z KSeF, jakie uprawnienia nadajesz biuru, co dostarczasz spoza systemu (wyciągi, umowy, dokumenty kasowe, faktury zagraniczne) i do którego dnia.
- ›Dostęp do danych. Czy masz wgląd w swoje księgi na bieżąco i czy biuro wyda je w formie elektronicznej po zakończeniu współpracy. Zapytaj o ewentualną opłatę za wydanie.
- ›Odpowiedzialność i OC. Biuro rachunkowe ma ustawowy obowiązek ubezpieczenia OC. Poproś o potwierdzenie polisy i o zapis, jakie obowiązki biuro przejmuje na piśmie. Nadzór zarządu zostaje w spółce.
- ›Wyjście z umowy. Okres i forma wypowiedzenia, sposób doręczenia, opłaty po rozwiązaniu, zasady przekazania ksiąg oraz to, kto składa ostatnie deklaracje i zamyka rok.
Czerwone flagi w ofercie
Nie każda niejasność oznacza złą wolę, ale kilka sygnałów warto potraktować jako powód do dopytania, zanim podpiszesz umowę.
- ›Cena podana bez zakresu albo ogólne zastrzeżenie o dopłatach, bez wskazania, za co i ile.
- ›Brak odpowiedzi na pytanie o polisę OC albo o osobę, która będzie prowadzić księgi.
- ›Opłata za wydanie ksiąg po zakończeniu umowy bez podania kwoty.
- ›Obietnice konkretnego wyniku podatkowego, na przykład „zero kontroli”, zamiast opisu wykonywanej pracy.
- ›Termin zamknięcia miesiąca opisany jako „na bieżąco”, bez konkretnego dnia.
Jak porównać oferty w jednej tabeli
Zrób tabelę: w wierszach dziewięć kryteriów, w kolumnach biura. Każde kryterium oceń w skali od 0 do 2. Zero oznacza brak odpowiedzi albo odpowiedź ogólnikową, jeden odpowiedź częściową, dwa odpowiedź konkretną i zapisaną na piśmie. Nie sumuj punktów na ślepo. Dwa kryteria potraktuj jako warunek konieczny: potwierdzenie polisy OC i możliwość wydania ksiąg w formie elektronicznej. Oferta bez nich odpada niezależnie od ceny.
Na końcu dopisz do tabeli koszt roczny z kryterium drugiego oraz datę, od której biuro może przejąć księgi. Dopiero wtedy cena odnosi się do zakresu, który został opisany.
Jak sprawdzić odpowiedzi, zanim podpiszesz
Odpowiedź na piśmie to początek, a nie koniec weryfikacji. Poproś o cztery rzeczy, które da się sprawdzić bez zgłębiania cudzych danych: wzór umowy do wglądu przed decyzją, potwierdzenie polisy OC, opis przebiegu zamknięcia miesiąca z datami oraz listę dokumentów, które spółka dostarcza poza KSeF. Biuro, które pracuje według ustalonego procesu, powinno przygotować je bez trudu. Jeśli odpowiedzi są niespójne między rozmową a wzorem umowy, trzymaj się wzoru, bo to on obowiązuje po podpisaniu.
Zmiana biura od stycznia 2027: terminy zawężają wybór
Jeśli chcesz zmienić biuro od 1 stycznia 2027 r., o terminie decyduje Twoja umowa. Przy 2-miesięcznym okresie wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca pismo musi dotrzeć do biura do 30 października (31 października to sobota), przy 1-miesięcznym do 30 listopada. Liczy się dzień doręczenia, a nie nadania, a umowa może zastrzegać formę pisma. Dlatego wybór nowego biura oraz datę przejęcia zaplanuj przed wypowiedzeniem. Harmonogram z datami opisaliśmy w artykule o zmianie biura od stycznia 2027.
Jak na te kryteria odpowiada Inratio
Inratio to biuro rachunkowe dla spółek. Prowadzimy pełne księgi handlowe sp. z o.o., sp.k. i S.A., zdalnie, dla spółek z całej Polski. Faktury z KSeF trafiają do systemu, a płatności z panelu Inratio łączą się z fakturami. Zespół księgowy prowadzi księgi, rozlicza podatki i odpowiada na pytania. Księgujemy z myślą o tym, co za dokumentem stoi w operacjach spółki.
Stała kwota zależy od kategorii jednostki: mikro 2 000 zł, mała 5 000 zł, średnia i duża 8 000 zł netto miesięcznie, bez limitu dokumentów. Warunki są dwa: faktury przez KSeF i płatności przez panel Inratio. Pojedyncze dokumenty spoza KSeF, takie jak paragony czy delegacje, są w kwocie, a większą liczbę dokumentów papierowych ustalamy osobno. Kategorię potwierdzamy w 15-minutowej rozmowie na podstawie ostatniego sprawozdania. Jeśli prowadzisz kilka spółek, kwota jest sumą stawek i również jest potwierdzana w rozmowie. Controlling Pro, czyli panel zarządczy, dyrektor finansowy i zespół ekspertów, to osobny abonament płatny dodatkowo. Dziewięć pytań z tego artykułu możesz zadać także nam: info@inratio.pl.