Outsourcing księgowości czy własny dział? Pełny koszt dla spółki

Ile kosztuje główna księgowa na etacie — wynagrodzenia według GUS

Podajemy tylko dane, które możesz sprawdzić. GUS nie publikuje osobnej średniej dla głównych księgowych. Najbliższe źródło to badanie „Struktura wynagrodzeń według zawodów za październik 2024 r.” (publikacja z 10 lutego 2026 r.), obejmujące podmioty zatrudniające 10 i więcej osób. Klasyfikacja zawodów zalicza głównego księgowego do kierowników do spraw finansowych, a tych — do grupy „kierownicy do spraw obsługi biznesu i zarządzania”.

To dane sprzed dwóch lat i dla szerokich grup zawodów — punkt odniesienia, nie wycena stanowiska. Trzy grupy z badania GUS, kwoty brutto miesięcznie:

• ›Kierownicy do spraw obsługi biznesu i zarządzania (m.in. główni księgowi): przeciętnie 15 715,22 zł, mediana 13 325,84 zł.
• ›Specjaliści do spraw finansowych (m.in. specjaliści do spraw księgowości i rachunkowości): przeciętnie 11 041,69 zł, mediana 9 650,00 zł.
• ›Średni personel do spraw finansowych (m.in. księgowi): przeciętnie 8 559,48 zł, mediana 7 866,67 zł.

Koszty pracodawcy ponad wynagrodzenie brutto — stawki składek

Do wynagrodzenia brutto spółka dopłaca składki finansowane przez pracodawcę. Stopy podajemy za zus.pl i biznes.gov.pl, stan na wrzesień 2026. Łącznie to od 19,48% do 22,14% wynagrodzenia brutto, zależnie od stopy składki wypadkowej.

Przykład wyliczenia, nie wycena Twojego etatu: przy 15 715,22 zł brutto i stopie wypadkowej 1,67% składki pracodawcy wynoszą 3 218,48 zł. Koszt etatu to wtedy ok. 18 934 zł miesięcznie — przed PPK, szkoleniami i stanowiskiem pracy. Składniki:

• ›Składka emerytalna: 9,76% podstawy wymiaru.
• ›Składka rentowa: 6,50%.
• ›Składka wypadkowa: od 0,67% do 3,33%, zależnie od branży i liczby ubezpieczonych; 1,67% u płatników zgłaszających do 9 ubezpieczonych (rok składkowy 1.04.2026–31.03.2027).
• ›Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy: 2,45%.
• ›Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,10%.
• ›PPK: wpłata podstawowa pracodawcy 1,5% wynagrodzenia, jeśli pracownik uczestniczy w programie (art. 26 ustawy o PPK).

Zastępstwa i ciągłość: urlop, choroba, odejście księgowej

Pracownikowi przysługuje 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku, zależnie od stażu (art. 154 § 1 Kodeksu pracy). Za pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca; u pracowników po 50. roku życia — za pierwsze 14 dni (art. 92 Kodeksu pracy). Terminy w tym czasie biegną dalej: JPK_V7, zaliczki na CIT, sprawozdanie finansowe.

Przy jednoosobowym dziale dłuższa nieobecność oznacza zaległe księgowania albo doraźne zastępstwo z zewnątrz. Osobne ryzyko to odejście księgowej, która sama zna historię korekt i ustawienia programu. Dlatego koszt własnego działu licz dla co najmniej dwóch osób albo dla jednej osoby i umowy na zastępstwo. W biurze rachunkowym ciągłość jest obowiązkiem biura — zapisz w umowie, kto zastępuje księgową prowadzącą.

Oprogramowanie, szkolenia i zmiany przepisów

Własny dział potrzebuje programu finansowo-księgowego z licencją, aktualizacjami i serwisem, archiwum dokumentów i kopii zapasowych. Kwot nie podajemy — zależą od dostawcy i liczby stanowisk. Dolicz je do kosztu etatów. Do tego szkolenia: w samym 2026 r. doszły dwa duże obowiązki. KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Kolejne grupy spółek przesyłają też księgi w formie JPK_KR_PD — do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT w brzmieniu od 1 lipca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 779). We własnym dziale wdrożenie takich zmian to Twój projekt. W biurze rachunkowym — obowiązek biura.

Odpowiedzialność zarządu jest taka sama w obu modelach

Outsourcing nie przenosi odpowiedzialności za księgi na biuro. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2026 poz. 522) kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru — również wtedy, gdy powierzy je innej osobie lub biuru rachunkowemu. Wyjątkiem jest spis z natury: tej odpowiedzialności nie da się powierzyć. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub biuro powinno być stwierdzone na piśmie. Kierownikiem jednostki jest zarząd, a w spółce komandytowej — komplementariusze prowadzący sprawy spółki (art. 3 ust. 1 pkt 6). Gdy zarząd jest wieloosobowy i nie wskazano osoby odpowiedzialnej, odpowiadają wszyscy jego członkowie.

To samo dotyczy głównej księgowej na etacie: pisemne przyjęcie obowiązków nie zwalnia zarządu z nadzoru. Różnica: biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie OC za szkody związane z usługowym prowadzeniem ksiąg (art. 76h ustawy o rachunkowości). Odpowiedzialność karna z art. 77 ustawy (grzywna lub pozbawienie wolności do 2 lat) nie zależy od modelu.

Księgi możesz powierzyć. Nadzoru nad nimi — nie.

Własny dział czy biuro rachunkowe — lista kryteriów

Nie obiecujemy, że któryś model wyjdzie taniej. Porównaj oba według tych samych kryteriów i zapisz odpowiedzi obok siebie.

Własny dział ma sens, gdy księgowość jest częścią operacji — bieżące księgowanie w systemie ERP, magazyn, konsolidacja kilku spółek — i gdy skala uzasadnia zespół z realnymi zastępstwami. Biuro ma sens, gdy dział byłby jednoosobowy, gdy liczba dokumentów rośnie szybciej niż zespół albo gdy zarząd chce kosztu znanego z góry. Model mieszany: księgi, deklaracje i sprawozdanie prowadzi biuro, a fakturowanie, akceptacja kosztów i płatności zostają w spółce. Kryteria:

• ›Pełny koszt roczny: etaty ze składkami, zastępstwa, program i szkolenia — wobec faktur biura za cały rok, łącznie z dopłatami.
• ›Przewidywalność: czy koszt rośnie razem z liczbą dokumentów, czy jest stały.
• ›Ciągłość: kto księguje i składa deklaracje, gdy księgowa jest na urlopie, choruje albo odchodzi.
• ›Kompetencje: kto śledzi zmiany przepisów i wdraża je w programie i procedurach.
• ›Tempo i dostęp do danych: do którego dnia księgi są zamknięte i kto ma do nich wgląd.
• ›Nadzór: kto w zarządzie odbiera zamknięcie miesiąca i co jest zapisane na piśmie.

Jak to wygląda w Inratio: trzy stawki, zakres i przejęcie ksiąg

Prowadzimy pełne księgi handlowe spółek (sp. z o.o., sp.k., S.A.) za stałą kwotę, bez limitu dokumentów. Obsługujemy zdalnie spółki z całej Polski. Stawki są trzy, według kategorii jednostki z art. 3 ust. 1 pkt 1a–1d ustawy o rachunkowości: jednostka mikro — 2 000 zł, mała — 5 000 zł, średnia i duża — 8 000 zł netto miesięcznie. W stałej kwocie są: księgi, deklaracje i JPK, CIT, zamknięcia miesiąca, sprawozdanie finansowe i zamknięcie roku, faktury korygujące i korekty deklaracji, pytania do księgowej, obsługa KSeF oraz faktury współpracowników B2B. Warunki są dwa: dokumenty przez KSeF i płatności przez panel Inratio do faktur i płatności.

Start: 15-minutowa rozmowa, potwierdzenie kategorii jednostki i ustalenie dnia przejęcia ksiąg — zwykle pierwszy dzień miesiąca. Przejmujemy księgi od obecnego biura albo od Twojego działu na podstawie zestawienia obrotów i sald. Potem przepinamy pełnomocnictwa i uprawnienia w KSeF i zamykamy pierwszy miesiąc. Panel zarządczy, dyrektor finansowy i zespół ekspertów są w osobnym abonamencie Controlling Pro. Umów 15-minutową rozmowę przez formularz pod artykułem albo napisz: info@inratio.pl.